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做外貿一直沒有訂單是因為你不會打電話！附實戰話術模版

| 2025-12-04

外貿電話溝通技巧指南

在外貿業務工作當中，電話是一個非常重要也非常有效的溝通手段。因為電話等于即時溝通，它能有效地加快你對客戶的了解程度、加強客戶對你的印象深入、提醒客戶對你郵件的及時查閱和回復，最終推進與客戶建立深入互動式溝通，獲得更好的成交轉換成果。

與郵件不同，電話沒有給你反復思考和修改的機會，這就要求你在拿起電話的時候，一定要整理清楚思路，否則會適得其反。

一、打電話前，先明確客戶需求

經常有很多人問小滿：「每次一給客戶打電話，就不知道該跟客戶說什么，久而久之就不敢打電話了...」

事實上，打電話之前，要先明確客戶需求，才能根據客戶的需求侃侃而談。

再來確定好你打電話的目的，比如說是因客戶信息不完整需要打電話了解、跟客戶談判價格、還是因為什么。如果打電話之前不能搞定這兩點，就很容易在電話過程中產生停頓，不僅浪費了客戶的時間，還會讓客戶感覺你很不專業。

要想明確客戶需求，就必須弄清楚：

客戶所處地區的大致經濟狀況。
結合客戶的公司產品結構和規模等判斷其大致需求。
客戶的身份是貿易商、經銷商還是終端者？根據客戶身份尋找能與客戶進行深入溝通的話題和切入點。
聯系人的角色是采購、老板、生產還是研發等？根據不同角色制定應對策略。

進行上述分析后，再在適當的時機下，進行電話追蹤。

二、如何讓電話有效達到目的？

1. 電話應該怎么打？

首先在與客戶的每一通電話里，我們都要融入自己的情感，如果你打電話的時候是面帶笑容的，那么客戶也會在電話的那頭感覺到你的笑容，感覺到你的熱忱。面帶笑容，充滿熱情地跟客戶通話是最基本的要求，從而讓客戶記住你的聲音，記住你的名字。

其次我們要明白，在外貿業務過程中，電話主要是起到「信息獲取」、「客戶提醒」、「客戶激活」、「推波助瀾」的作用，它也一定是與郵件相輔相成的。

比如：

通話的開場問候：
Hello, this is xx from xx(company). I’m in the line of XX business.
我是xx公司的xx，我們是從事xxx
正題：
Have you received the email I sent on XX which subject is xx.
您收到過一封標題為xxx的郵件嗎？
聯想客戶的回復：

If the answer is No, then you can say:
Okay, thanks for your feedback. I’ll resend the email, please kindly check after 5 minutes.
If the answer is Yes, then you can say:
With regard the email, I attached some best selling (products) in your market. Do you have any interest in it?
Do you have plan for developing new product this season ?
這個季度有開發新產品計劃嗎？
Do you have suppliers for xx in China ?
您在中國有xx產品的供應商嗎？
Do you need sample to test ?
您需要樣品進行測試嗎？

結尾：
I will email you later, thank you.
So glad to talk with you , have a nice day.
Goodbye !

同時我們在打電話之前要事先打好草稿，列一個簡單的提綱，模擬一遍你要說的話，客戶可能問的問題，而你又要怎么去回復。在明確你這次打電話的「目的」的前提下，「設計」一個高質量的通話內容。

但是記住一個原則：電話交流過程中，不要總是你在說，而是要形成互動式的對話，因為真正的主角是客戶，你需要通過這通電話，了解到客戶的真實需求和真實想法，這樣才有利于你制定后期的跟進策略。

2. 什么時間打電話最合適？

打電話的時候一定要注意時差，要是客戶凌晨接到你的電話，估計達成交易的可能性不僅不大，可能從此以后你再也打不通這個號碼了……以下是適宜給部分國家客戶打電話的國內對應時間：

上午8:00－美國的西部地區，如洛杉磯、西雅圖，以及加拿大的溫哥華
9:00及以后2小時－日本、韓國
10:00及以后2小時－東南亞部分地區（馬來西亞、印尼、越南、泰國、柬埔寨）
下午13:00及以后2小時－巴基斯坦
14:00及以后2小時－阿聯酋、印度、尼泊爾、孟加拉、伊朗、科威特
15:00及以后2小時－沙特阿拉伯、俄羅斯的莫斯科附近地區
16:00及以后2小時－以色列、土耳其、烏克蘭、羅馬尼亞、希臘、芬蘭、南非、保加利亞
18:00及以后2小時－英國、愛爾蘭、摩洛哥、葡萄牙、冰島
晚上21:00及以后2小時－巴西、烏拉圭、阿根廷等南美地區以及加拿大東部圣約翰斯地區
22:00及以后2小時－巴拉圭、智利、委內瑞拉、多米尼加、玻利維亞、波多黎各等南美國家
23:00及以后2小時－哥倫比亞、牙買加、秘魯、古巴、加拿大的渥太華地區附近以及美國最東部地區，如波士頓、紐約
00:00及以后2小時－尼加拉瓜、危地馬拉、美國中部區、墨西哥、加拿大的溫尼伯地區

同時注意：

電話不要雙休日打，要注意日期問題，有可能你周一正常上班時間，客戶所在國還是星期天。
另外最好不要周一或者周五打電話，周一剛開始上班，周五要放假休息。

3. 打完電話后總結談話內容

在電話快結束時，再和客戶確認一下電話內容。個人建議，最后還是要通過郵件的形式來確認。比方說在郵件中將溝通內容總結好：OEM的細節要求有哪些、費用承擔情況以及大致的交期等，這樣客戶那邊也能根據你的郵件記錄和他們的團隊進行商議，做出雙方都滿意的調整。

三、常見電話場景下的英文話術

1. 問候、表明身份

來電一方一開始打招呼，可以用最基本的問候語：

Hello. / Good Morning. / Good Afternoon.
哈啰 / 早安 / 午安

表明你的身份：

This is (name) speaking.
這里是 _____。

說明想要找的接聽對象：

Could I speak to (name) please? / I would like to speak to (name). / I’m trying to contact (name).
請問可以幫我轉接給（某人）嗎？/我要找（某人）。/我要聯絡的人是（某人）。

在商業電訪中，有很多時候來電的一方是代表公司出面洽談，所以在「表明身份」之后，常常會加一句「說明來歷」的自介話語：

I am calling from (company or institution). / I’m calling on behalf of (company or institution).
這通電話是來自（某公司或機構）。

接電話一方表明身份：

Hello, this is (name) speaking. / (Name) speaking, how may I help you?
您好，這里是 _____。/ ____，需要什么幫忙嗎？

假如打電話到一間公司或是公司客服部門的時候，電話人員通常會在來電者講話之前先自我介紹，一般都會這么說：

Hello, (company or institution) , how may I help you?
您好，（公司名或機構），我可以幫您什么忙嗎？

2. 要求更多信息、資訊時

假如來電一方沒有報名字，可以用以下句子詢問：

May I ask who’s calling, please? / Can I ask who I’m speaking to, please? / Excuse me, where is this call coming from?
請問這通電話是來自____？

3. 來電一方提出來電需求

要求找特定人士：

Could I speak to someone who (specific function, ex: manages customer service, or is in charge of product development)?
我想找（某個特定部門，如：客服部門，或是產品控管部門）

表明特定要求：

I would like to make a reservation, please. / I would like to make an appointment with (name, ex: Dr. Melson).
您好，我想要預約。

請對方幫忙轉接：

Could you put me through to extension number (numbers) , please?
您能替我轉接電話到這里嗎？

這個部分沒有固定的形式，端看電話內容是什么。基本上只要掌握住「清楚表達目的」與「注意禮貌」這兩個看似簡單但極為重要的點就可以了。

4. 稍待或轉接電話

請對方稍待：

Could you hold on a moment, please? / Just a moment, please.
請稍待一下。

幫對方轉接電話：

I’ll just put you through, please wait. / I’ll transfer you now, please wait for a moment.
我將為您轉接，請稍等。

5. 無法滿足來電者需求時的回答

有時候我們可能無法立即處理來電者的需求，可能是他要找的人剛好不在，或是電話滿線無法轉接，這種情況太多見了，而以下就幫你列舉幾種最常見的情況：

I’m afraid (name)’s busy at the moment, can I take a message? / I’m sorry, (name)’s on business today.
____恐怕現在不方便接電話，我能留個訊息嗎？
I’m sorry, but you may have dialled the wrong number.
不好意思，您打錯電話了。
I’m afraid the line is busy at the moment, would like to call back later?
目前這支電話忙線中，您可以等會兒再回撥嗎？

6. 通話中遇到溝通問題

有時候因環境嘈雜或通訊品質不佳，通話中可能會有聽不清楚的情形，你可以用以下方式來應對：

I’m afraid I can’t hear you very well. / Would you mind speaking up a bit, please? / Could you repeat that, please?
我聽不大清楚 / 不好意思可以請您講大聲一點嗎？/ 您能重復一次剛剛說的話嗎？
I’m afraid the line is quite bad, would you mind repeating your sentence?
收訊似乎不太好，您能再重復一次句子嗎？