參加過展會的外貿人，多少都經歷過“坐冷板凳”的焦慮——展位門可羅雀，往往源于展前邀約不到位。唯有提前精準邀約客戶，展期才有望迎來“人山人海”。
展會邀約實則是一門學問。那么，如何寫出高效的邀約信，在起跑線上搶占先機？本文將從兩個關鍵邀約節點出發，為大家精心整理了一份客戶邀請攻略。
一、展會前15天：郵件首次邀約
為了幫大家做好郵件邀請，我們將從“完整信息”和“真誠邀約”兩個方面帶你準備好自己獨特的邀約郵件。
1. 信息完整清晰，多加核對
如果你尚未寫過邀約信，可以先將以下信息逐項列出，再進行潤色優化。關鍵信息只需直截了當、清晰呈現——這正是一封邀請函最基本且不容出錯的要求。
標題
自我介紹：公司名稱+公司主要產品
發出邀請：展會名稱+時間+地點+展位號+聯系方式
郵件簽名
此外，注意郵件的書寫格式，格式整齊才能方便客戶一眼獲取關鍵信息。同時，正文內容格式最好每段中間空出一行。這樣可以讓對方閱讀郵件時更快捷易懂，盡量每一段寫的足夠簡潔。
展會的時間地點以及公司的展位信息一定要單獨羅列出來，如果展位有特別的裝修，或者有示意圖，也可以在郵件中添加展位照片方便客戶尋找。
2. 邀約多想一步，誠意滿滿
基本信息齊備后，如何讓客戶從郵件中真切感受到你的誠意？這里總結了外貿人撰寫高分邀約郵件的幾大亮點，建議你從中選取1-2點融入自己的郵件，為內容增色：
寫一封有記憶點的郵件
不少業務員習慣直接套用網上模板，僅替換基本信息便發送，這樣的郵件顯得生硬刻板，難以激發客戶見面意愿。不妨在郵件中提及老客戶曾聊過的細節，或展示你對新客戶公司業務的了解，甚至提出一個針對性問題——這些都能顯著加深對方印象。提前規劃交通指引
在郵件中直接嵌入展位定位鏈接，方便客戶一鍵導航，省去復制粘貼的麻煩；也可附上主辦方提供的交通路線圖，并注明停車信息或推薦公共交通方式，體現周到考慮。附上展館平面圖
將主辦方官網下載的展館電子平面圖隨郵件附上，幫助客戶快速定位你的展位，提升到訪效率。提醒當地天氣情況
參展客戶來自全球各地，未必熟悉展會所在地氣候。若能在邀請函中提供展會期間的詳細天氣預報，并貼心提示穿衣、出行等生活細節，會顯得格外細致與專業。
3. 確認禮儀和翻譯，發送郵件
首次給客戶發送郵件時，基本的郵件禮儀不可忽視。商務英語講究措辭嚴謹，對應的中文表達也需字斟句酌。務必注意用詞規范：例如盡量避免使用縮寫、表情符號，并多采用委婉、得體的表達方式。
本文也精心準備了幾份展會邀約英文模板，建議保存備用，或根據實際需求摘錄適用句段靈活使用
內容和思維有了，用OKKI CRM自帶的郵件功能發送邀請函更智能、更高效。OKKI CRM的郵件營銷，附帶精美郵件模板、群發單顯等功能，讓您的郵件營銷更用心，也更省心。
a. 精美模板任意挑選
在這個凡事看顏值的時代，邀請郵件是否美觀也能影響客戶的決策。
OKKI CRM的郵件營銷，為你提供產品介紹、客戶開發、節日問候、邀請郵件等多種類型的郵件模板，方便你在不同的場景下，拿來即用。也可自建個性化模版，特色營銷更快捷。
b. 群發單顯效率UP
在群發郵件的時候勾選「群發單顯」后，客戶看到的都是該郵件單獨發給了自己，不會看到群發列表，也不會有群發的感覺。用群發單顯，客戶打開邀請信能在細節上感受到滿滿用心。
二、展會前3天：社媒再次邀約
僅僅依賴郵件邀約并非萬全之策——你的信息很可能被淹沒在大量廣告郵件中。借助社交平臺發起邀請，溝通更直接、響應更迅速，效率也顯著提升。
以下推薦幾個海外社媒渠道，用戶回復率相對更高：
1. 在哪發
Facebook
一個全球性的社交媒體平臺，適合外貿B2B企業進行品牌宣傳和廣告營銷。外貿B2B企業可以創建Facebook頁面，分享企業信息、發布新產品、行業新聞等內容。LinkedIn
LinkedIn最初是一個旨在幫助職場專業人士相互聯系的溝通平臺，但它已發展成為一個龐大的社交渠道。WhatsApp
WhatsApp作為全球最受歡迎的及時溝通APP之一，支持圖像、語音、視頻、文件、語音通話等多種交流方式。
2. 發什么
既然是用社交媒體溝通，更像是朋友間的聊天，語氣就不必太官方了，可以輕松一點，但是該有的信息都要有。在社交媒體發送邀約更像是一個“引子”，是為了給客戶留下印象。你可以嘗試這樣發送邀約：
臨近展會時，不妨主動給客戶打個電話，輕松聊幾句——既表達關心，又自然提醒展會時間、當天天氣及展位位置，并確認其具體到訪日期，以便提前做好接待安排。還可貼心詢問是否需要協助安排行程，進一步提升客戶好感。
結語
展會是連接全球客戶的絕佳橋梁，而成功的連接始于展前精心、高效的邀約。用好OKKI CRM的智能郵件營銷工具（官網：xiaoman.cn），不僅能將您的專業與誠意精準傳遞，更能讓每一次溝通都成為吸引客戶赴約的關鍵一步。準備萬全，開展即開單，讓我們助您在人潮涌動的展會上贏得矚目與商機。
